Conseil et Révision

Le système d’assurances sociales est vaste et complexe. La Caisse de compensation a le devoir de s’assurer que les dispositions légales sont respectées. Elle le fait notamment au moyen du contrôle d’employeur que nous appelons « Révision AVS ».

En tant qu’employeur de personnel, les salaires que vous annoncez sont contrôlés périodiquement par la Caisse de compensation AVS où vous êtes affilié. Outre la vérification de l’application des directives légales, la révision AVS est destinée à protéger les salariés, à corriger les décomptes erronés et à conseiller les employeurs.

La fréquence du contrôle de l'employeur dépend du résultat du dernier contrôle et est basée sur le risque. Plus le résultat d'un contrôle est bon, moins vous verrez nos réviseurs. Les grandes entreprises dont la masse salariale totale dépasse les CHF 5 millions sont contrôlées tous les quatre ans, indépendamment du résultat du dernier contrôle. Dans les autres cas, les périodes de contrôle varient entre quatre et huit ans.

En cas de création d’une nouvelle entreprise ou une nouvelle affiliation auprès de notre Caisse AVS, une révision est obligatoire dans les 4 ans qui suivent cet événement.

En principe, un contrôle AVS est effectué rapidement dans les cas suivants, sauf si la masse salariale est inférieur à CHF 100’00.00 : la dissolution d’une entreprise sans reprise de ses actifs par une autre, l’ouverture d’une faillite ou une demande de concordat judiciaire. Un changement de caisse ou de raison sociale entraîne également un contrôle dans les deux ans qui suivent le changement.

Un contrôle « volontaire » peut être demandé, par exemple en cas de cessation d’activité de la personne en charge des salaires.

Nous disposons d’un service interne composé de plusieurs conseillers-réviseurs. Cependant, afin de réduire le travail administratif des employeurs assujettis à la Suva en matière d’assurance-accident, certaines révisions sont effectuées par cette dernière sur délégation. Aussi, en fonction du nombre de révision à effectuer, nous sommes également amenés à mandater la RSA (Office de révision des caisses de compensation).

Un rendez-vous est planifié selon vos disponibilités si la durée de révision est de deux jours ou plus ou si la révision est effectuée par la Suva ou la RSA. Le cas échéant, vous recevez un avis de passage. Les avis de passage nous permettent de planifier nos rendez-vous de manière optimale en fonction des zones géographiques. Vous avez toutefois la possibilité de nous contacter si la date proposée ne devait pas convenir ou de nous informer si le lieu de rendez-vous pour effectuer le contrôle est différent que celui indiqué dans l’avis de passage.

Si la révision est mandatée auprès de la RSA, nous vous en informons par courrier postal dans le courant du premier semestre de l’année.

La lettre de l’avis de passage contient une liste de base des documents à préparer, que nous énumérons ci-après :

• Tous les éléments liés à la comptabilité salariale, soit les récapitulatifs annuels des salaires par collaborateurs/trices et la récapitulation annuelle globale
• La liste du personnel non soumis AVS
• Les certificats de salaires annuels pour les années contrôlées
• L’ensemble des comptes du grand livre, bilans, compte d’exploitation et de pertes et profits
• La dernière facture LPP (2ème pilier) et LAA (assurance accidents obligatoire) faisant ressortir clairement votre numéro de client / d’affilié auprès de ces Institutions

Et, s’ils existent :

• Le rapprochement des salaires ressortant de votre comptabilité financière avec ceux annoncés à la Caisse AVS (réconciliation avec explication des différences)
• Le fichier des genres de salaires indiquant dans quels comptes de CG sont comptabilisées les différentes rubriques salariales
• L’inventaire des sous-traitants en raison individuelle, s’il y en a (vérification des statuts d’indépendants)
• La copie du règlement de frais agréé par l’Administration cantonale des Impôts

Les documents demandés ci-dessus peuvent être remis sous format PDF ou en version papier.

Sur demande nous pouvons également vous transmettre un lien afin de déposer vos documents sur notre espace sécurisé (voir en fin de page sous « Informations complémentaires »).

En cas de doute sur les documents énumérés ci-dessus, nous sommes à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Afin de faciliter la révision et la rendre la plus efficiente possible, la présence de la ou des personnes de contact est nécessaire afin de pouvoir répondre à nos éventuelles demandes.

La révision se déroule en deux temps :

1. Réconciliation entre la comptabilité salariale et les déclarations de salaires déposées par vos soins

Le conseiller-réviseur procédera à la réconciliation des salaires annoncés sur vos déclarations de salaires sur la base des justificatifs de salaire (récapitulatifs individuels annuels, fiches de salaires, certificat de salaire). Il s’agit de répondre notamment aux questions suivantes :

• Est-ce que tous les genres de salaire devant être soumis le sont-ils ?
• Est-ce que les genres de salaire ne devant pas être soumis ont été annoncés ou soumis à tort ?
• Est-ce que les taux de cotisations appliqués sont corrects ?
• Existe-t-il une affiliation à une assurance-accident et à une caisse de prévoyance professionnelle ?

2. Réconciliation entre la comptabilité financière et les déclarations de salaires déposées par vos soins.

Le conseiller-réviseur procédera à la réconciliation des salaires annoncés sur vos déclarations de salaires sur la base des comptes de charges de salaires dans votre comptabilité financière. 

Outre les réconciliations précitées, une révision plus globale de la comptabilité à lieu pour répondre aux questions suivantes (liste non exhaustive) :

• Des éléments versés aux employés devraient-ils être inclus dans le salaire déterminant ?
• Les remboursements de frais sont-ils conformes aux prescriptions ?
• Des dividendes disproportionnés sont-ils versés ?
• Les administrateurs sont-ils correctement assujettis, notamment lorsqu’ils résident à l’étranger ?
• Le compte-courant fait-il l’objet de retrait injustifié ? Un contrat de prêt existe-t-il ?
• Les sous-traitants sont-ils bien affiliés en qualité de personne de condition indépendante ?
• L’activité de ces derniers est-elle réellement une activité indépendante ?

En début de révision, il vous suffira de remettre les documents préalablement demandés et, afin de prendre connaissance du compte-rendu final remis par le réviseur, de pouvoir vous rendre disponible pour l’entretien.

L’entretien final permet aussi au réviseur de pouvoir vous expliquer les erreurs constatées et de vous amener des conseils et des informations complémentaires.

Lors de la révision, vous avez la possibilité de poser vos questions sur le 1^er pilier et de demander conseil en matière de gestion des salaires. C’est aussi l’occasion de nous faire part de vos remarques concernant les services de la Caisse cantonale vaudoise de compensation AVS. En effet, c’est vous qui nous permettez d’améliorer la qualité de nos prestations !

Vous profitez également d’un contact direct avec nos conseillers-réviseurs qui peuvent également vous mettre en relation avec les collaborateurs d’autres services si besoin.

Selon les directives en la matière, en tant qu’employeur vous êtes tenus de :

• Respecter les instructions
• Recevoir les réviseurs
• Donner des renseignements,
• Collaborer aux contrôles
• Fournir les documents nécessaires

En cas d’absence de collaboration ou de rendez-vous annulé à la dernière minute, vous risquez des sanctions financières (par exemple une amende, une facturation de frais et/ou une dénonciation pénale).

Un rapport de révision est rendu et conclut :

• Qu’aucune erreur ou différence n’a été constatée.
• Qu’il n’y a pas d’erreur ou différence mais porte sur des points d’attention ou des conseils donnés sous forme de recommandation.
• Qu’une ou plusieurs erreur(s) ou différence(s) sont constatées. Les explications y relatives sont mentionnées dans le document ou une annexe et une déclaration de salaire complémentaire est jointe au rapport. Les cotisations y relatives sont décomptées ultérieurement.

Après réception du décompte de cotisations lié à la révision AVS, vous avez la possibilité de faire opposition par écrit dans les 30 jours selon les voies de droit jointes au décompte. Elle doit être dûment motivée.

La Caisse Cantonale vaudoise de compensation AVS met à disposition de ses clients un espace sécurisé pour le dépôt de fichiers destinés à la révision AVS. Celui-ci permet d’éviter les risques liés à l’envoi de courriel tels que le blocage de l’envoi en raison de la volumétrie ou le piratage.

Nos conseillers-réviseurs sont à votre disposition pour créer le lien et le mot de passe pour y accéder. Pour cela, une adresse email, de préférence nominative, est en général demandée.

Avec cet outil, nous souhaitons garantir l’intégrité et la confidentialité des pièces. Pour cette raison, nous ne pouvons pas accepter, comme expliqué ci-dessus, un envoi par courriel ou un lien différencié (exemple : Swisstransfer by infomaniak).